Chiro Hoboken Sentroem

Privacyverklaring

Chiro Hoboken Sentroem hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy. In deze privacyverklaring krijgt u heldere en transparante informatie over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Chiro Hoboken Sentroem houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

In het kort

Uw persoonsgegevens en die van uw kind worden verwerkt door Chiro Hoboken Sentroem, Oudestraat 81, 2660 Hoboken, webmaster@sentroem.be. Dat gebeurt in het kader van ons ledenbeheer, voor de organisatie van activiteiten, en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten. Meer info vindt u op deze pagina.

Lid worden van Chiro Hoboken Sentroem betekent automatisch ook lid worden van Chirojeugd Vlaanderen. In het kader van ledenbeheer en verzekering geven wij identificatie- en contactgegevens door aan Chirojeugd-Vlaanderen vzw, Kipdorp 30, 2000 Antwerpen, info@chiro.be. Meer info vindt u op www.chiro.be/privacyverklaring.

Wilt u uw gegevens inzien, laten verbeteren of laten wissen, dan kunt u contact opnemen met de lokale groep of met Chirojeugd Vlaanderen via de vermelde contactgegevens. Uw inzagerecht uitoefenen kan ook via chiro.be/aanvraag-inzagerecht.

Algemeen

Versie 1.0, laatst gewijzigd op 11/07/2018

Chiro Hoboken Sentroem hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy.
In deze privacyverklaring krijgt u heldere en transparante informatie over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Chiro Hoboken Sentroem houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dat brengt mee dat wij:

- de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor we ze opgevraagd hebben.
- de verwerking beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn.
- uw uitdrukkelijke toestemming vragen als we die nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens van leden of hun ouders.
- passende technische en organisatorische maatregelen genomen hebben om de beveiliging van de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders te waarborgen.
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van onze doeleinden. (bv: verzekeringen, subsidies.)
- op de hoogte zijn van uw rechten wat uw persoonsgegevens betreft, dat we u daarop willen wijzen en dat we die respecteren.


Als Chiro Hoboken Sentroem zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarnaast treden wij op als verwerkers voor Chirojeugd Vlaanderen. Zij zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die aan ons gevraagd worden

Als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens, dan kunt u contact opnemen via de onderstaande contactgegevens:

Chiro Hoboken Sentroem
Oudestraat 81
2660 Hoboken
webmaster@sentroem.be
Chirojeugd Vlaanderen
Kipdorp 30
2000 Antwerpen
privacy@chiro.be


Chiro Hoboken Sentroem verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders en/of voogden voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden:

Doeleinden Rechtsgrond
Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Chiro Hoboken Sentroem Uitvoering overeenkomst
Om u via nieuwsbrieven en uitnodigingen te informeren over onze werking Uitvoering overeenkomst
Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden Uitvoering overeenkomst
Om subsidies te kunnen verkrijgen van de overheid Wettelijke verplichting
Voor archiefdoeleinden Gerechtvaardigd belang
Voor het bestellen van uniformen en het huren van onze lokalen Uitvoering overeenkomst
Voor verzekeringsdoeleinden Uitvoering overeenkomst


Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan:
- Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam
- Contactgegevens: adres(sen), telefoonnummer(s), mailadres(sen)
- Persoonlijke kenmerken: geslacht/gender, geboortedatum, dieetvereisten
- Kenmerken eigen aan de Chirowerking: AD-nummer, afdeling, deelname aan de werking, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, betaling inschrijvingsgeld activiteiten, functies binnen de groep
- Gezondheidsgegevens: aandoeningen of allergieën waar we tijdens de werking rekening mee moeten houden, toestemming om vrij verkrijgbare medicatie toe te dienen
- Internetgegevens zoals ip-adres en locatie van waaruit onze website bezocht wordt

Door uw kind in te schrijven in de Chiro geeft u als ouder en/of als wettelijk vertegenwoordiger van minderjarige leden toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind.


Chirojeugd Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden:

Doeleinden Rechtsgrond
16+: om het gratis ledentijdschrift op te sturen Uitvoering overeenkomst
Om subsidies te kunnen verkrijgen van de overheid Wettelijke verplichting
Voor archiefdoeleinden Gerechtvaardigd belang
Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden tijdens de werking Uitvoering overeenkomst
Als dienstverlening voor de lokale groepen, zodat zij hun ledenadministratie op een veilige en correctie manier kunnen opvolgen Uitvoering overeenkomst
Om de leden te kunnen laten verzekeren Uitvoering overeenkomst

Verstrekkingen aan derden

De gegevens die u aan ons bezorgt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo kunnen wij gebruik maken van een derde partij voor:
- het opslaan van gegevens die we nodig hebben voor onze werking
- het opmaken en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen
- de hosting van onze website
- het analyseren van websitebezoeken (bv: via google analytics en door onze hosting)
- het afsluiten van verzekeringen

Daarnaast kan een lokale overheid gegevens opvragen binnen het kader van een subsidie- en/of veiligheidsreglement.

Wij laten nooit persoonsgegevens verwerken door derden als we geen verwerkersovereenkomst met hen afgesloten hebben. Met die partijen maken we uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU gevestigd zijn.

Beeldmateriaal

Chiro Hoboken Sentroem maakt in de loop van zijn activiteiten foto´s en video-opnames van onze leden en deelnemers. Die gebruiken we dan voor onze facebookpagina, ons fotoarchief, flyers en ander promotiemateriaal, onze website en sfeerreportages.

Door in te schrijven bij chiro Hoboken Sentroem of deel te nemen aan één van onze activiteiten, geeft u ons stilzwijgend toestemming om niet-geposeerde, spontane foto´s en sfeerbeelden te maken en te publiceren.

Indien u geen gerichte foto´s wilt van u of uw zoon, kan u ons dat steeds schriftelijk meedelen. (Bv: via ons mailadres webmaster@sentroem.be.) Sfeerfoto´s/-beelden en groepsfoto´s kunnen echter nog steeds worden genomen.

Indien u mogelijk fotomateriaal zou willen verwijderd zien, gelieve dan een mail te sturen naar webmaster@sentroem.be.

Bewaartermijn

Chiro Hobken Sentroem bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze ons bezorgd zijn of dan wettelijk vereist is.

Gegevens worden actief bijgehouden tot maximum een jaar na de activiteit of tot een jaar na uitschrijving van het lidmaatschap. Daarna worden ze gearchiveerd en enkel nog verwerkt voor statistische doeleinden.

Medische gegevens die wij opvragen voor een specifieke activiteit (bv: de medische fiche bij het bivak), worden na de activiteit vernietigd.

Beveiliging van de gegevens

We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

- Voor de ledenadministratie stelt Chirojeugd Vlaanderen een online Groepsadministratieportaal ter beschikking. Toegang tot dat portaal wordt verleend op basis van een persoonlijke login én specifieke gebruikersrechten. Iedereen met zo´n login draagt er zorg voor dat niemand die kan misbruiken om onrechtmatig toegang te krijgen.

- Iedereen die namens Chiro Hoboken Sentroem aan de ledenadministratie kan, houdt zich aan de afspraken die daarover gemaakt zijn binnen de leidingsploeg.

- Gegevens die op papier bijgehouden worden (bv: de medische fiche op bivak) houden we bij in een aparte map waar enkel de bevoegde leiding en volwassen begeleiding toegang toe heeft.

- Als we bepaalde gegevens digitaal opslaan, bijvoorbeeld in de vorm van een leden- of deelnemerslijst, dan gebeurt dat altijd op zo´n manier dat enkel bevoegde personen er toegang toe kunnen krijgen.

Uw rechten op het vlak van uw persoonsgegevens

U hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van de persoonsgegevens die we van u of uw kind ontvangen hebben. U kan daarvoor steeds contact opnemen met één van de leiders, of op het mailadres webmaster@sentroem.be.

Correcties of verwijderingen die wij uitvoeren, worden automatisch doorgegeven aan Chirojeugd Vlaanderen en omgekeerd.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u daarvoor contact opnemen met ons of met het aanspreekpunt Privacy van Chirojeugd Vlaanderen.

U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Privacycommissie. Dat is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

Chiro Hoboken Sentroem kan haar privacyverklaring aanpassen. Dat zal steeds op de homepage van de website aangekondigd worden.